A. Jansen - Appartement 1A
12 maanden bezetting, verdeelsleutel mix van m2 en per woning
€ 800,00
Servicekosten € 3.200,00 minus voorschotten € 2.400,00.
Servicekostenafrekening voorbeeld: professioneel, transparant en controleerbaar
Hieronder zie je hoe een complete servicekosten afrekening eruitziet voor een groter complex. Je ziet de opbouw van totale kosten, de verdeelsleutel servicekosten, de berekening per huurder en de onderbouwing per leverancier.
Dit is een realistisch voorbeeld ter illustratie van de output.
Voorbeeld servicekostenafrekeningsessie in het systeem
In de app werk je met een servicekostenafrekeningsessie voor een periode. Daaronder staan alle afzonderlijke servicekostenafrekeningen per huurder, inclusief wisselingen en leegstand.
Sessie
Parkzicht 2025
Afrekeningen
21
Adressen
20
Servicekosten (huurders)
€ 60.200,00
Leegstand (eigenaar)
€ 1.800,00
Totale kosten complex
€ 62.000,00
Voorschotten
€ 47.600,00
Saldo huurders
€ 12.600,00
v1 Conceptberekening
v2 Na controle bronregels
v3 Definitieve conceptbrief
Samenvatting afrekening (voorbeeldhuurder appartement 3B)
Complex: Parkzicht, Amersfoort (20 woningen)
Afrekenperiode: 01-01-2025 t/m 31-12-2025
Huurder / eenheid: Appartement 3B
Woningoppervlak huurder: 60 m2 van 1.200 m2
Totale servicekosten complex: € 62.000,00
Aandeel huurder: € 3.100,00
Betaalde voorschotten: € 2.400,00
Eindsaldo: € 700,00 bijbetalen
Resultaat: voor appartement 3B is het eindsaldo € 700,00 bijbetalen.
Zo is de afrekening opgebouwd
- Totale kosten complex: alle servicekosten over 2025 worden verzameld en gecontroleerd (totaal € 62.000,00).
- Verdeling per categorie: per kostenpost wordt de afgesproken verdeelmethode toegepast (per woning, op m2 of combinatie).
- Berekening aandeel huurder: voor appartement 3B wordt per post stap voor stap berekend wat het huurderaandeel is.
- Verrekening met voorschotten: het berekende aandeel wordt verrekend met de al betaalde voorschotten, zodat het eindsaldo direct duidelijk is.
Afrekeningen binnen deze servicekostenafrekeningsessie
Klik door alle servicekostenafrekeningen van deze sessie. In deze casus is er 1 woning met huurderswisseling en 1 woning met leegstand.
| Huurder | Eenheid | Maanden | Servicekosten | Voorschot | Saldo | Actie |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A. Jansen | Appartement 1A | 12 | € 3.200,00 | € 2.400,00 | € 800,00 | Open details |
| B. de Boer | Appartement 1B | 12 | € 3.050,00 | € 2.400,00 | € 650,00 | Open details |
| C. Mulder | Appartement 2A | 12 | € 3.175,00 | € 2.400,00 | € 775,00 | Open details |
| D. Vos | Appartement 2B | 12 | € 3.000,00 | € 2.400,00 | € 600,00 | Open details |
| E. Bos | Appartement 3A | 12 | € 3.150,00 | € 2.400,00 | € 750,00 | Open details |
| J. de Vries | Appartement 3B | 12 | € 3.100,00 | € 2.400,00 | € 700,00 | Open details |
| F. Meijer | Appartement 4A | 12 | € 2.350,00 | € 2.400,00 | € -50,00 | Open details |
| G. de Graaf | Appartement 4B | 12 | € 2.960,00 | € 2.400,00 | € 560,00 | Open details |
| H. Smit | Appartement 5A | 12 | € 3.185,00 | € 2.400,00 | € 785,00 | Open details |
| I. Kok | Appartement 5B | 12 | € 3.080,00 | € 2.400,00 | € 680,00 | Open details |
| K. van Rijn | Appartement 6A | 12 | € 3.220,00 | € 2.400,00 | € 820,00 | Open details |
| L. Kramer | Appartement 6B | 12 | € 3.040,00 | € 2.400,00 | € 640,00 | Open details |
| M. Bakker | Appartement 7A | 4 | € 1.180,00 | € 800,00 | € 380,00 | Open details |
| N. van Dijk | Appartement 7A | 8 | € 2.120,00 | € 1.600,00 | € 520,00 | Open details |
| O. Willems | Appartement 7B | 12 | € 3.150,00 | € 2.400,00 | € 750,00 | Open details |
| P. Prins | Appartement 8A | 12 | € 2.300,00 | € 2.400,00 | € -100,00 | Open details |
| Q. de Leeuw | Appartement 8B | 12 | € 3.200,00 | € 2.400,00 | € 800,00 | Open details |
| R. Post | Appartement 9A | 12 | € 3.010,00 | € 2.400,00 | € 610,00 | Open details |
| S. van Loon | Appartement 9B | 10 | € 2.400,00 | € 2.000,00 | € 400,00 | Open details |
| T. van der Meer | Appartement 10A | 12 | € 3.250,00 | € 2.400,00 | € 850,00 | Open details |
| U. Hendriks | Appartement 10B | 12 | € 3.080,00 | € 2.400,00 | € 680,00 | Open details |
Klikbare detailkaarten per servicekostenafrekening
Elke kaart hieronder representeert een individuele afrekening uit dezelfde sessie. Zo laat je zien hoe de app van sessieniveau naar huurderdetail gaat.
B. de Boer - Appartement 1B
12 maanden bezetting
€ 650,00
Servicekosten € 3.050,00 minus voorschotten € 2.400,00.
C. Mulder - Appartement 2A
12 maanden bezetting
€ 775,00
Servicekosten € 3.175,00 minus voorschotten € 2.400,00.
D. Vos - Appartement 2B
12 maanden bezetting
€ 600,00
Servicekosten € 3.000,00 minus voorschotten € 2.400,00.
E. Bos - Appartement 3A
12 maanden bezetting
€ 750,00
Servicekosten € 3.150,00 minus voorschotten € 2.400,00.
J. de Vries - Appartement 3B
Voorbeeldafrekening met volledige toelichting
€ 700,00
Stap 1 - Totale servicekosten huurder
€ 3.100,00
Stap 2 - Betaalde voorschotten
€ 2.400,00
Stap 3 - Eindsaldo
€ 700,00 bijbetalen
F. Meijer - Appartement 4A
Voorbeeld met terug te ontvangen saldo
€ -50,00
Servicekosten € 2.350,00 minus voorschotten € 2.400,00.
G. de Graaf - Appartement 4B
12 maanden bezetting
€ 560,00
Servicekosten € 2.960,00 minus voorschotten € 2.400,00.
H. Smit - Appartement 5A
12 maanden bezetting
€ 785,00
Servicekosten € 3.185,00 minus voorschotten € 2.400,00.
I. Kok - Appartement 5B
12 maanden bezetting
€ 680,00
Servicekosten € 3.080,00 minus voorschotten € 2.400,00.
K. van Rijn - Appartement 6A
12 maanden bezetting
€ 820,00
Servicekosten € 3.220,00 minus voorschotten € 2.400,00.
L. Kramer - Appartement 6B
12 maanden bezetting
€ 640,00
Servicekosten € 3.040,00 minus voorschotten € 2.400,00.
M. Bakker - Appartement 7A
Huurderswisseling: eerste 4 maanden
€ 380,00
Servicekosten € 1.180,00 minus voorschotten € 800,00.
N. van Dijk - Appartement 7A
Huurderswisseling: laatste 8 maanden
€ 520,00
Servicekosten € 2.120,00 minus voorschotten € 1.600,00.
O. Willems - Appartement 7B
12 maanden bezetting
€ 750,00
Servicekosten € 3.150,00 minus voorschotten € 2.400,00.
P. Prins - Appartement 8A
Voorbeeld met teruggaaf na voorschot
€ -100,00
Servicekosten € 2.300,00 minus voorschotten € 2.400,00.
Q. de Leeuw - Appartement 8B
12 maanden bezetting
€ 800,00
Servicekosten € 3.200,00 minus voorschotten € 2.400,00.
R. Post - Appartement 9A
12 maanden bezetting
€ 610,00
Servicekosten € 3.010,00 minus voorschotten € 2.400,00.
S. van Loon - Appartement 9B
10 maanden bezetting, 2 maanden leegstand
€ 400,00
Servicekosten € 2.400,00 minus voorschotten € 2.000,00. Leegstandskosten van 2 maanden lopen buiten deze huurderafrekening.
T. van der Meer - Appartement 10A
12 maanden bezetting
€ 850,00
Servicekosten € 3.250,00 minus voorschotten € 2.400,00.
U. Hendriks - Appartement 10B
12 maanden bezetting
€ 680,00
Servicekosten € 3.080,00 minus voorschotten € 2.400,00.
Pand tijdlijncontrole: huurderswisseling en leegstand
Deze mockweergave laat zien hoe je per pand visueel controleert wie welke maanden heeft gehuurd en waar leegstandkosten vallen.
Appartement 7A - wisseling in 2025
M. Bakker (jan-apr), N. van Dijk (mei-dec)
Leegstand: € 0,00
Jan
Januari
HuurderM. Bakker
Feb
Februari
HuurderM. Bakker
Mrt
Maart
HuurderM. Bakker
Apr
April
HuurderM. Bakker
Mei
Mei
HuurderN. van Dijk
Jun
Juni
HuurderN. van Dijk
Jul
Juli
HuurderN. van Dijk
Aug
Augustus
HuurderN. van Dijk
Sep
September
HuurderN. van Dijk
Okt
Oktober
HuurderN. van Dijk
Nov
November
HuurderN. van Dijk
Dec
December
HuurderN. van Dijk
Appartement 9B - leegstand in 2025
Leegstand jan-feb, daarna verhuurd aan S. van Loon
Leegstand: € 430,00
Jan
Januari
StatusLeegstand
Feb
Februari
StatusLeegstand
Mrt
Maart
HuurderS. van Loon
Apr
April
HuurderS. van Loon
Mei
Mei
HuurderS. van Loon
Jun
Juni
HuurderS. van Loon
Jul
Juli
HuurderS. van Loon
Aug
Augustus
HuurderS. van Loon
Sep
September
HuurderS. van Loon
Okt
Oktober
HuurderS. van Loon
Nov
November
HuurderS. van Loon
Dec
December
HuurderS. van Loon
Verdeling per categorie
| Categorie | Totale kosten complex | Leverancier | Verdeelsleutel | Aandeel huurder | Toelichting |
|---|---|---|---|---|---|
| Verwarming / gas | € 24.000,00 | Stroom & Warmte | 35% vast per woning, 65% op m2 | € 1.200,00 | Combinatie van vaste en variabele kosten. |
| Elektra algemene ruimten | € 6.000,00 | Stroom & Warmte | Op m2 | € 300,00 | Verlichting entree, galerijen en bergingen. |
| Water algemene voorzieningen | € 3.000,00 | AquaNet | Per woning | € 150,00 | Algemene tappunten en schoonmaakwater. |
| Schoonmaak algemene ruimten | € 4.800,00 | Fris & Rein | Per woning | € 240,00 | Trappenhuis, hal en galerij. |
| Glasbewassing | € 2.400,00 | Glashelder Services | Per woning | € 120,00 | Periodieke glasbewassing buitenzijde. |
| Liftonderhoud | € 5.000,00 | Liftservice Nederland | Per woning | € 250,00 | Onderhoudscontract en storingen. |
| Tuinonderhoud | € 3.600,00 | Groenbeheer De Linde | Op m2 | € 180,00 | Onderhoud gezamenlijke buitenruimte. |
| Huismeester | € 12.000,00 | Beheerteam Midden | 50% per woning, 50% op m2 | € 600,00 | Toezicht, meldingen en coordinatie. |
| Administratiekosten | € 1.200,00 | ServicekostenSoftware | Per woning | € 60,00 | Opstellen en verwerken afrekening. |
Totaal aandeel huurder: € 3.100,00
Zo is jouw aandeel berekend
1. Verwarming / gas (combinatie: vast + m2)
- Totale gaskosten complex: € 24.000,00
- 35% vast deel: € 8.400,00, verdeeld over 20 woningen = € 420,00
- 65% variabel deel: € 15.600,00, verdeeld op m2
- Appartement 3B is 60 van 1.200 m2 = 5%
- Variabel aandeel: 5% van € 15.600,00 = € 780,00
- Totaal aandeel gas huurder: € 1.200,00
2. Schoonmaak (per woning)
- Totale kosten schoonmaak: € 4.800,00
- Verdeling per woning: € 4.800,00 / 20 woningen
- Aandeel huurder: € 240,00
3. Elektra algemene ruimten (op m2)
- Totale kosten elektra: € 6.000,00
- Oppervlakteaandeel huurder: 60 / 1.200 m2 = 5%
- Aandeel huurder: 5% van € 6.000,00 = € 300,00
Onderliggende kosten en leveranciers
Een goede servicekosten onderbouwing maakt elke post herleidbaar naar brondata.
| Leverancier | Dienst | Factuurdatum / periode | Totaalbedrag | Bron onderbouwing |
|---|---|---|---|---|
| Stroom & Warmte | Gas en elektra algemene ruimten | Jan-dec 2025 | € 30.000,00 | Jaarafrekening energieleverancier |
| AquaNet | Water algemene voorzieningen | Jan-dec 2025 | € 3.000,00 | Jaarnota waterbedrijf |
| Fris & Rein | Schoonmaak algemene ruimten | 2025, 12 termijnen | € 4.800,00 | Contract en maandfacturen |
| Glashelder Services | Glasbewassing | 2025, 6 rondes | € 2.400,00 | Werkbonnen en facturen |
| Liftservice Nederland | Liftonderhoud | Jan-dec 2025 | € 5.000,00 | Onderhoudscontract en storingsfacturen |
| Groenbeheer De Linde | Tuinonderhoud | Mrt-nov 2025 | € 3.600,00 | Seizoenscontract en facturen |
| Beheerteam Midden | Huismeester | Jan-dec 2025 | € 12.000,00 | Beheerovereenkomst |
| ServicekostenSoftware | Administratiekosten | Boekjaar 2025 | € 1.200,00 | Interne kostenonderbouwing |
Van totale kosten naar eindsaldo
Aandeel huurder in totale servicekosten:
€ 3.100,00
Minus betaalde voorschotten:
€ 2.400,00
Einduitkomst 2025 voor appartement 3B: € 700,00 bijbetalen
Wat je hiermee laat zien aan huurders
- De afrekening is logisch opgebouwd en voorkomt discussies achteraf.
- Elke post is controleerbaar en herleidbaar naar leverancier en bron.
- Per huurder is direct zichtbaar hoe het saldo ontstaat, ook bij wisselingen in het jaar.
- Leegstand is transparant gescheiden van huurderafrekeningen.
- Je houdt grip op het proces van servicekosten berekenen tot eindsaldo.
Wil je dit niveau van duidelijkheid en onderbouwing ook voor jouw complexen?