Servicekosten zijn de kosten die je als verhuurder maakt voor leveringen en diensten naast de kale huur: gas, water en licht voor gemeenschappelijke ruimtes, schoonmaak, tuinonderhoud, een huismeester of glasbewassing. Je rekent ze jaarlijks af op basis van de werkelijke kosten. Hieronder bereken je ze stap voor stap, met een concreet voorbeeld.
- Verzamel de werkelijke kosten per post over de afrekenperiode.
- Kies per post een passende verdeelsleutel (eenheden, oppervlakte, verbruik of bezettingsdagen).
- Verreken de betaalde voorschotten en lever een onderbouwing per huurder.
- Reken doorgaans binnen zes maanden na afloop van het jaar af.
Wat valt er wel en niet onder servicekosten?
Onder servicekosten vallen leveringen en diensten die je met de huurder hebt afgesproken. De Huurcommissie hanteert hiervoor richtlijnen. Kosten voor onderhoud aan de constructie van het gebouw horen doorgaans bij de verhuurder zelf en niet bij de servicekosten. Controleer altijd je huurcontract en de actuele regels. Dit is geen juridisch advies.
Stap 1: verzamel de werkelijke kosten
Verzamel per kostenpost de werkelijke bedragen over de afrekenperiode, meestal een kalenderjaar. Haal deze uit je boekhouding: facturen van energie, schoonmaak, onderhoudscontracten en dergelijke.
Stap 2: kies een verdeelsleutel
Niet elke kostenpost verdeel je op dezelfde manier. Veelgebruikte verdeelsleutels:
- Naar aantal eenheden: elke woning betaalt een gelijk deel, bijvoorbeeld voor een huismeester.
- Naar oppervlakte (m2): grotere woningen betalen meer, bijvoorbeeld verwarming van een gemeenschappelijke ruimte.
- Naar verbruik: op basis van meterstanden, bijvoorbeeld individueel bemeterd water.
- Naar bezettingsdagen: bij wisselingen tijdens het jaar telt het aantal dagen dat iemand er woonde.
Stap 3: reken de kosten per huurder uit
Stel: een pand met vier gelijke appartementen. De jaarlijkse servicekosten zijn:
- Schoonmaak gemeenschappelijk: 1.200 euro, gelijk verdeeld = 300 euro per woning.
- Elektra gemeenschappelijk: 480 euro, gelijk verdeeld = 120 euro per woning.
- Tuinonderhoud: 640 euro, gelijk verdeeld = 160 euro per woning.
Stap 4: verreken de voorschotten
Huurders betalen meestal maandelijks een voorschot. Betaalde een huurder 55 euro per maand, dan is dat 660 euro over het jaar. De werkelijke kosten waren 580 euro, dus deze huurder krijgt 80 euro terug. Betaalde iemand te weinig voorschot, dan volgt een nabetaling.
Stap 5: lever een onderbouwde afrekening
Geef elke huurder een overzicht met per kostenpost het totaalbedrag, de verdeelsleutel, het aandeel en de verrekening met de voorschotten. Zo is de afrekening controleerbaar. Bekijk een voorbeeldafrekening.
Binnen welke termijn moet je afrekenen?
Als richtlijn geldt dat je de servicekostenafrekening binnen zes maanden na afloop van het kalenderjaar verstrekt. Houd de actuele regelgeving aan; de Huurcommissie kan hierover uitspraak doen.
Sneller en foutloos afrekenen
Handmatig in Excel is dit foutgevoelig, zeker bij wisselingen en meerdere panden. ServicekostenSoftware legt de flow vast: data importeren, huurperiodes en voorschotten bijhouden en per huurder een onderbouwde afrekening opleveren.
Bronnen
Geen juridisch advies; controleer altijd je eigen contracten en de actuele regelgeving.